“Sürecin Başındaki Yönetici Kararlı Olmalı”

18 Şubat, 2011

Niğde Üniversitesi, doküman yönetim sistemi kullanmaya ne zaman karar verdi? Bu konuda yaptığınız çalışmalar nelerdi?

Doküman yönetim sistemi, Niğde Üniversitesi’nin gündeminde her zaman vardı. Bu sistemin üniversitemiz için çok yararlı olacağına inanıyorduk. Öncelikle doküman yönetim sistemi ihtiyacını kendi kaynakları ile gerçekleştirebilir miyiz diye çok araştırdık. Ancak bunun mümkün olamayacağını gördük. Üniversitemiz yapısı içinde bu işi yerine getirebilecek mühendis insan kaynağı bulunmuyordu. Bundan dolayı piyasada doküman yönetim sistemi geliştiren firmaları araştırmaya başladık.

Doküman yönetim sistemine geçiş sırasında zorlukla karşılaştınız mı?

Sistemin kurulumu başarıyla gerçekleşti. Ancak sistemi kullanmasını istediğimiz personelimiz çok direnç gösterdi. Personele göre sistem işlerini kolaylaştırmak ve hızlandırmaktan ziyade zorlaştırıyordu. Bu görüşlerinden dolayı sürekli şikayette bulunuyorlardı. Ancak zamanla bu direnç ortadan kalktı ve sistem etkin bir şekilde kullanılmaya başlanıldı.

Bu direnç ile nasıl başa çıktınız?

Bu durumlar göz önünde bulundurulduğunda, doküman yönetim sisteminin kurulmasının kararlılık isteyen bir süreç olduğunu söyleyebilirim. Bizler de bu kararlı tavrımızı, üniversite içerisinde net olarak belirttik. Eğer sürecin başındaki yöneticiler kararlı ve bu işe inanmış ise, kullanıcılardan gelen direnç de zaman içinde yok olacaktır.

Doküman yönetim sistemi öncesi ve sonrası Niğde Üniversitesi’nde neler değişti?

Şu anda üniversite içerisinde oluşturulan ve üretilen her türlü evrak ve gerçek hayattaki iş akış süreçleri doküman yönetim sistemi üzerinden kullanıcılara aktarılıyor. Önceden masamda birçok klasör olurdu ve ben bu klasörler içerisinde kaybolurdum. Doküman yönetim sistemi, bana, istediğim her türlü dokümana sistem üzerinden rahatlıkla erişme imkanı sağladı. Böylece mesai saatlerine bağımlı olmaksızın, bulunduğum her yerden ve hızlı bir şekilde incelemem gereken tüm evrakı inceleyebiliyorum, onaylarımı çok daha kolay verebiliyorum.

Yorum yazın

Yorum yazmak için giriş yapmalısınız.