Doküman Yönetim Sistemi: Farkedilmeyen Kazançlar

2 Şubat, 2011

Dokuman_Yonetim_Sistemi_Farkedilmeyen_Kazanclar_2

Doküman Yönetim Sistemi yazılımlarının kısa vadede finansal getirisinin bulunmadığı bilinmektedir. Buna rağmen son yıllarda kurum ve kuruluşlarca bu yazılımların kullanımının tercih edilmeye başlandığı gözlemlenmektedir. Bilindiği üzere, birkaç yıl öncesine kadar finansal getirisi olmayan teknoloji yatırımları tercih edilmiyordu. Ancak yapılan araştırmalar sonucunda Doküman Yönetim Sistemi yazılımlarının kurumsal etkinliğin artması, kurum içi zaman ve/veya iş kaybının azalması, bürokratik maliyetlerin düşmesi gibi önemli kazanımları fark edilmeye başlandı. Tüm bunların yanı sıra çalışanların acilen erişilmesi gereken bir dokümana ulaşılamaması nedeniyle yaşadıkları gerilimlerin önüne geçilebildi.

IDC’ye göre, ortalama 1000 kişinin çalıştığı bir kurumda çalışanların mevcut olmayan herhangi bir dokümanı araması, mevcut herhangi bir dokümanı bulamaması veya bulunamayan dokümanı yeniden oluşturmasının kuruma maliyeti yılda 2,5 milyon ile 3,5 milyon Dolar arasındadır.

  • Orman Bakanlığı’nın araştırmasına göre Türkiye’de, bir ofiste kişi başına günde ortalama 140 sayfa kağıt tüketiliyor. 1
  • Yöneticiler, zamanlarının %5-15’ini bilgi elde etmek, %50’sini de bilgiyi aramak için harcıyorlar.2
  • Bir doküman ortalama 19 kez kopyalanıyor. 3
  • Kurumsal hafızanın %90’ı kağıt üzerinde bulunuyor. 4
  • Kaybolan bir dokümanı yeniden oluşturmanın maliyeti 220 Dolar,hatalı işlenmiş bir dokümanı bulmanın maliyeti 120 Dolar, bir dokümanı dosyalamanın maliyeti 30 Dolardır. 5

1 – T.C. Orman Bakanlığı

2 – Gartner,

3, 4, 5 – PriceWaterhouseCoopers

Yorum yazın

Yorum yazmak için giriş yapmalısınız.